---- click HERE for the English version -------

Polityka Prywatności

Ostatnio zmodyfikowana: [18-09-2020]

1. Dlaczego wdrożyliśmy politykę prywatności?

 

Gdy tworzysz („Kandydat” lub „ty”) profil za pośrednictwem naszego narzędzia ds. rekrutacji na stronie https://www.smartrecruiters.com/ („Strona”) i gdy aplikujesz na konkretne stanowisko, przekazujesz swoje dane osobowe do wskazanej w ogłoszeniu spółki z Grupy Inter IKEA (“my”, lub “Inter IKEA”). Wszystkie podmioty wchodzące w skład Grupy Inter IKEA są odpowiedzialne za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Listę podmiotów Grupy Inter IKEA możesz znaleźć <tutaj>. Aby ułatwić ci pracę, jeśli masz pytanie, skargę, komentarz lub prośbę, wystarczy wysłać jedną wiadomość na podany poniżej w sekcji 10 adres (e-mail), który obejmie wszystkie podmioty w ramach Grupy Inter IKEA.

W niniejszej polityce prywatności (dalej zwanej „Polityką”) zawarte są informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych. Szanujemy prywatność naszych Kandydatów i zobowiązujemy się ją chronić dzięki zachowaniu zgodności z naszą Polityką oraz właściwymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Zobowiązujemy się również zachować przejrzystość względem naszych Kandydatów, przekazując jasne informacje dotyczące danych, które przetwarzamy, celu przetwarzania, okresu przechowywania danych osobowych oraz podstaw prawnych przetwarzania danych oraz inne informacje, które musimy przekazać na mocy obowiązującego prawa.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w systemie rekrutacji, zarówno na naszej Stronie, jak i za pośrednictwem aplikacji na smartfony wykorzystywanej przez rekruterów Inter IKEA. Na potrzeby niniejszej Polityki, każde odniesienie do Strony jest odniesieniem do aplikacji na smartfony (tam, gdzie jest to właściwe).

 

2. Jakiego rodzaju dane osobowe przetwarzamy?

 

Gdy Kandydat tworzy profil i gdy aplikuje na konkretne stanowisko za pośrednictwem naszej Strony, przekazuje nam kilka rodzajów danych osobowych, które my następnie przetwarzamy.

Rodzaje danych osobowych, które możemy przetwarzać w ramach prowadzonych rekrutacji:

  1. dane osobowe, których zakres został wprost wskazany przez przepisy prawa pracy tj. imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
  2. dane osobowe wykraczające poza zakres wskazany powyżej, a które zostały dobrowolnie podane przez Kandydata w przesłanej aplikacji i podczas dalszego procesu rekrutacji.

Nigdy nie żądamy podania szerszego zakresu danych, niż jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa pracy. Niepodanie przez Kandydata danych osobowych wskazanych w punkcie a) powyżej może skutkować niemożnością procedowania jego kandydatury. Pozostałe dane osobowe mają charakter dobrowolny i ich niepodanie nie wstrzymuje procesu rekrutacji skutków.

W określonych sytuacjach, możemy również zbierać dane osobowe Kandydata z innych źródeł. Takim źródłem będzie na przykład osoba, która poleca nam danego Kandydata. Te dane również przetworzymy na naszej Stronie. Dane jakie wówczas otrzymujemy to: imię, nazwisko oraz dane kontaktowe.

 

3. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe?

 

Dane osobowe przetwarzane są w celu administrowania procesem rekrutacji, który obejmuje między innymi dalsze działania związane z podaniem, utworzenie profilu kandydata oraz właściwą komunikację (między innymi zaproszenie na rozmowę o pracę).

Przetwarzamy również dane osobowe w celu oceny podania, która polega na określeniu, czy Kandydat nadaje się na dane stanowisko, czy wykształcenie, doświadczenie i zdolności językowe odpowiadają wymogom stanowiska, czy poziom wynagrodzenia odpowiada oczekiwaniom Kandydata i zbiorowym układom pracy oraz odszkodowaniom. Oceniając podanie Kandydata przetwarzamy dane osobowe podane przez Kandydata. Dotyczy to życiorysu i listu motywacyjnego, ale może również dotyczyć (opcjonalnie) zdjęć i / lub filmów Kandydata.

W trakcie procesu rekrutacji, zespół ds. rekrutacji może sporządzać notatki, na przykład podczas rozmów o pracę, które mogą zawierać dane osobowe. Takie dane są przetwarzane, by ocenić Kandydata pod względem zatrudnienia na dane stanowisko. W trakcie procesu ubiegania się o pracę możesz zostać poproszony(-a) o przeprowadzanie oceny online. Wyniki oceny online zostaną przetworzone, by ocenić Kandydata pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

Strona umożliwia Kandydatowi przesłanie załączników, które następnie zostaną ocenione przez zespół ds. rekrutacji. Każdy taki załącznik jest przesyłany dobrowolnie i zostanie przetworzony w celu uzyskania ogólnego wizerunku Kandydata, oraz by ocenić go pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

W Inter IKEA wierzymy w ludzi i we wzajemny szacunek, bez względu na zajmowane stanowisko, płeć czy historię. Różnorodność, równość i integracja pozwalają nam lepiej zrozumieć naszych klientów i siebie nawzajem. Aby osiągnąć różnorodność, równość płci i integrację, oraz by w pełni je promować, przetwarzamy informacje o płci, narodowości oraz dacie urodzenia Kandydata (podanie tych informacji jest opcjonalne) na cele statystyczne i w sposób anonimowy.

Za pośrednictwem Strony masz możliwość połączyć swoje podanie ze swoimi profilami w mediach społecznościowych (takich jak LinkedIn, Facebook i Twitter). Jeżeli zdecydujesz się podać link do swoich profili na portalach społecznościowych, przetworzymy takie dane osobowe i zapoznamy się z informacjami znajdującymi się na tych profilach, by uzyskać pełny obraz twojej osoby jako Kandydata i ocenić twoją osobę pod względem zatrudnienia na dane stanowisko.

W odniesieniu do weryfikacji danych osobowych, przetworzymy takie dane osobowe jeżeli będzie to konieczne na mocy prawa kraju, gdzie jednostka Inter IKEA poszukująca pracowników ma swoją siedzibę.

Jeżeli mamy zamiar przetworzyć twoje dane osobowe do innych celów niż te, w ramach których dane zostały pierwotnie zebrane, poinformujemy cię o tym, zanim się tego podejmiemy i – jeżeli będzie to konieczne – zapytamy o twoją zgodę. Przykładowo, jeżeli twoje dane osobowe są przetwarzane w procesie rekrutacji na konkretne stanowisko, możemy poprosić o twoją zgodę na ich przetwarzanie w przyszłości na potrzeby rekrutacji na inne stanowisko w Inter IKEA, na które naszym zdaniem będziesz właściwym kandydatem. Jeżeli wyrazisz na to zgodę, będziemy przetwarzać twoje dane osobowe na potrzeby przyszłych rekrutacji i staniesz się częścią naszej „bazy danych talentów”. Możemy również później poprosić o dodatkową zgodę na wykorzystanie twoich danych osobowych w ramach innej spółki w Inter IKEA, która nie otrzymała twoich danych za pierwszym razem.

 

4. Administrowanie, przesyłanie i ujawnianie danych osobowych

W związku z prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi, administratorem danych osobowych Kandydata, jest spółka z Grupy Inter IKEA, która prowadzi rekrutację na dane stanowisko.

Nie ma przy tym znaczenia, czy dane te pozyskała bezpośrednio od Kandydata czy też w sposób pośredni (od osoby polecającej Kandydata lub innego podmiotu z Grupy Inter IKEA, w sytuacji kiedy Kandydat wyraził zgodę na takie przekazanie danych).

Inter IKEA w Polsce:

  1. IKEA Industry Poland Sp. z o.o., ul. Wincentego Witosa 31, 72-100 Goleniów, w ramach, której funkcjonują następujące Oddziały:
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Goleniów, ul. Pułaskiego 19, 72-100 Goleniów,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Ivar, ul. Krzywoustego 44, 72-112 Stepnica,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Resko, ul. Żeromskiego 44A, 72-315 Resko,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Chociwel, ul. Świerczewskiego 15, 73-120 Chociwel,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa, ul. Borek 3, 14-260 Lubawa,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Konstantynów Łódzki, ul. Niesięcin 7, 95-050 Konstantynów Łódzki
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Orla, ul. Koszki 90, 17-106 Orla,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Skoczów, ul. Krzywa 1, 43-430 Skoczów,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Stalowa Wola, ul. Władysława Grabskiego, 43/43A, 37-450 Stalowa Wola,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział WEST, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział 3D, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Oddział Wielbark, ul. Stefana Czarnieckiego 17A, 12-160 Wielbark.
  2. IKEA Purchasing Services Poland Sp. z o.o.; Al. Krakowska 61, 02-183 Warszawa.

W sytuacji kiedy Kandydat wyrazi na to zgodę, jego dane przekazywane będą innym podmiotom w ramach Grupy Inter IKEA. Na podstawie obowiązujących przepisów prawa, dane osobowe Kandydata mogą zostać również udostępnione właściwym organom.

Odbiorami danych osobowych Kandydata będą podmioty świadczące usługi IT w zakresie zarządzania Stroną (np. SmartRecruiters Inc.), podmioty świadczące usługi wsparcia w zakresie prowadzonych procesów rekrutacyjnych oraz inne podmioty przetwarzające dane w imieniu podmiotów Grupy Inter IKEA na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

 

  

5. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania?

Podstawa prawna przetwarzania przez nas danych osobowych Kandydata i innych osób uczestniczących w prowadzonych procesach rekrutacyjnych różni się w zależności od konkretnego celu przetwarzania. Mając to na uwadze, dane osobowe są przez nas przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne:

  1. przetwarzanie danych osobowych dla realizacji procesu rekrutacji na wskazane w ogłoszeniu stanowisko: w zakresie danych osobowych wskazanych w art. 221 § 1 Ustawy Kodeks Pracy - art. 6 ust. 1 lit. c) RODO tj. obowiązek prawny, w zakresie pozostałych danych osobowych ujawnionych przez Kandydata w ramach składania aplikacji – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. zgoda Kandydata oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes (ocena Kandydata),
  2. przetwarzanie danych osobowych dla realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. zgoda Kandydata,
  3. przekazywanie danych osobowych do innych podmiotów w ramach Grupy Inter IKEA: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj. zgoda Kandydata,
  4. przetwarzanie danych osobowych osoby, która poleca Kandydata w ramach funkcjonalności „Poleć znajomego” oraz danych osoby polecanej do momentu wyrażenia przez nią stosownych zgód: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes (prowadzenie rekrutacji, rozpatrywanie kandydatur w ramach poleceń),
  5. przetwarzanie danych osobowych dla realizacji celów statystycznych i analitycznych: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadniony interes (statystyka i analityka).

Jeżeli zatrzymamy twoje dane osobowe na dłuższy okres czasu, by chronić nasze prawa, na przykład jeżeli Kandydat wytoczy proces sądowy dotyczący dyskryminacji w ramach rekrutacji na konkretne stanowisko, takie przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu, którym jest ochrona naszych praw w procesie o dyskryminację.

 

6. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Będziemy przetwarzać twoje dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne w celach opisanych w sekcji 3 powyżej.

Powyższe oznacza, że dane osobowe Kandydata przetwarzane będą:

•           do momentu zakończenia rekrutacji na dane stanowisko, lub

•           do momentu wycofania przez Kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych (w zakresie w jakim dana zgoda została wyrażona).

W przypadkach przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonalności „Poleć znajomego”:

•           w zakresie danych osobowych polecanego Kandydata, jeżeli osoba ta nie jest zainteresowana danym ogłoszeniem, jej dane usuwane są z bazy po 30 dniach,

•           w zakresie danych osobowych osoby, która poleca Kandydata jej dane przechowywane są na Stronie przez okres prowadzenia rekrutacji na stanowisko na które poleca Kandydata.

W niektórych przypadkach możemy przetwarzać twoje dane osobowe przez dłuższy czas niż ten podany powyżej. Może tak być w sytuacji, gdy będziemy musieli chronić swoje prawa, na przykład w sytuacji sporu prawnego, chcąc dopełnić prawnych obowiązków lub w sytuacji przetwarzania danych dla celów statystycznych i analitycznych. W takich sytuacjach, co do zasady przechowujemy dane osobowe do trzech lat od odmowy przyjęcia na dane stanowisko / zakończenia rekrutacji lub do czasu prawomocnego zakończenia sporu.

 

7. Ochrona danych osobowych

W odniesieniu do przekazywanych nam danych osobowych stosujemy następujące środki:

Zabezpieczenia

Stosujemy różnorodne środki zabezpieczeń, zarówno techniczne jak i organizacyjne, w tym narzędzia do szyfrowania i uwierzytelniania, by chronić twoje dane osobowe. Twoje dane osobową są przechowywane w systemach chronionych zabezpieczonymi sieciami, a dostęp do nich ma ograniczona liczba osób posiadających specjalne prawa dostępu.

Na przykład, spółki w Inter IKEA mające dostęp do twoich danych osobowych muszą traktować twoje dane osobowe jako dane poufne i podejmować kroki, by zapewnić ich bezpieczeństwo. Tylko rekruterzy oraz właściwi kierownicy i współpracownicy jednostki (jednostek) Inter IKEA, do której wysłałeś(-aś) swoje podania i/lub którzy są w inny sposób zaangażowani w proces rekrutacji będą mieli dostęp do twoich danych osobowych.

Przekazywanie międzynarodowe

Dane osobowe przetwarzane na naszej stronie internetowej przechowywane na terenie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli będziemy musieli przekazać dane w obrębie EOG, zrobimy to tylko wtedy, gdy będzie to możliwe z prawnego i regulacyjnego punktu widzenia, na przykład:

  • opieramy się na tzw. decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony. Oznacza to, że UE uważa, że własne przepisy lub umowy danego kraju zapewniają odpowiednią ochronę danych osobowych.
  • Jeżeli Unia Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla danego kraju, polegamy na standardowych klauzulach ochrony danych przyjętych przez Komisję i zawartych ze stroną trzecią. Oznacza to, że ta strona trzecia zagwarantuje odpowiedni poziom ochrony Twoich danych osobowych.

 

8. Twoje prawa odnośnie przetwarzania danych osobowych

Masz wiele praw dotyczących swoich danych osobowych. Przeczytaj o nich poniżej. Jeśli chcesz z nich skorzystać lub dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami! Szczegóły kontaktowe możesz znaleźć na końcu tego oświadczenia. Pamiętaj, że niektóre prawa mogą nie mieć zastosowania w Twojej sytuacji.

  • Prawo dostępu
  • Masz prawo wiedzieć, jakie dane osobowe przetwarzamy i dlaczego. Dlatego informujemy z wyprzedzeniem o naszych działaniach związanych z przetwarzaniem za pośrednictwem tego oświadczenia. Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat informacji, które przetwarzamy od ciebie, zawsze możesz skontaktować się z nami, a my przekażemy ci dalsze informacje.

 

  • Prawo do sprostowania
  • Jeśli uważasz, że przechowujemy złe informacje o tobie, takie jak twoje imię i nazwisko lub adres, możesz poprosić nas o ich poprawienie.

 

  • Prawo do wymazania / prawo do bycia zapomnianym
  • Masz prawo nakazać nam na stałe usunąć twoje dane osobowe z naszych akt. Możesz to zrobić na przykład, gdy uważasz, że nie ma już potrzeby, abyśmy je przetrzymywali lub, jeśli wcześniej wyraziłeś zgodę, możesz po prostu zdecydować się ją wycofać

 

  • Prawo do ograniczenia działań związanych z przetwarzaniem
  • W określonych sytuacjach masz prawo ograniczyć nasze działania związane z przetwarzaniem. Oznacza to, że będziemy nadal przechowywać twoje informacje, ale tymczasowo wstrzymamy wszelkie inne przetwarzanie. Dlaczego chciałbyś to zrobić? Na przykład, jeśli poprosiłeś nas o naprawienie nieprawidłowych informacji. W tej sytuacji możesz chcieć, abyśmy zaprzestali przetwarzanie, dopóki informacja nie będzie poprawna.

 

  • Prawo do przenoszenia danych
  • W niektórych sytuacjach masz prawo poprosić nas o przesłanie ci danych osobowych w formie cyfrowej, abyś mógł przekazać je innej osobie.

 

  • Prawo do sprzeciwu
  • Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu twoich informacji, nawet jeśli mamy uzasadniony powód prawny, aby je przetworzyć. Możesz to zrobić, gdy przetwarzamy twoje dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu i uważasz, że twój osobisty interes przeważa nad naszym. Jeśli nie życzysz sobie, abyśmy wykorzystali twoje dane do celów marketingu bezpośredniego, w tym do profilowania, w każdym przypadku dostosujemy się do tego.

 

  • Prawo do wycofania zgody
  • Jeśli przetwarzamy twoje dane osobowe na podstawie twojej zgody, masz prawo wycofać swoją zgodę w każdej chwili. Mimo wycofania zgody, Inter IKEA może zachować niektóre z twoich danych osobowych, jeśli przetwarzanie jest zgodne z prawem w oparciu o inną zasadę prawną, taką jak wypełnienie zobowiązania prawnego lub jeśli Inter IKEA ma uzasadniony interes, aby to zrobić. Zgodę wycofasz w łatwy sposób korzystając ze swojego profilu Kandydata lub kontaktując się bezpośrednio ze spółką z Grupy Inter IKEA do której aplikowałeś.

 

  • Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego
  • Jeżeli nie jesteś usatysfakcjonowany sposobem, w jaki traktujemy twoje dane osobowe, masz prawo złożyć skargę na nas do krajowego organu nadzorującego.

 

9. Zmiany w niniejszej polityce

Jeżeli dokonamy jakichkolwiek zmian w niniejszej polityce, zostaniesz o tym poinformowany(-a) i zostaniesz poproszony(-a), o wyrażenie zgody na zmienione przetwarzanie danych osobowych, jak opisano w Polityce, gdy tylko zalogujesz się na swoje konto na Stronie i zanim przejdziesz do korzystania ze strony.

 

10. Informacje kontaktowe

Jeżeli masz pytania odnośnie przetwarzania twoich danych osobowych, żądania/prośby zgodnie z postanowieniami sekcji 8 niniejszej Polityki lub chciałbyś/chciałabyś nam przekazać informacje zwrotne dotyczące naszej Polityki i/lub praktyk dotyczących prywatności, skontaktuj się bezpośrednio ze spółką z Grupy Inter IKEA do pracy w której aplikujesz. Odpowiednie dane kontaktowe znajdziesz w ogłoszeniu i/lub na ich stronach internetowych.

Możesz również skontaktować się z nami pisząc na poniższy adres:

Grupa Inter IKEA

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

The Netherlands

lub pisząc email na adres: Data.Privacy@inter.ikea.com.

Aby skontaktować się z inspektorem ochrony danych, możesz wysłać wiadomość e-mail na adres Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

 

Privacy Policy

Last modified: [18-09-2020]

1. Why have we implemented a privacy policy?

When you (‘Applicant’ or ‘you’) create a profile through our recruitment tool at the https://www.smartrecruiters.com/ website (‘Site’) and when you apply for a specific position, you provide your personal data to the company of the Inter IKEA Group (‘we’ or ‘Inter IKEA’) indicated in the job offer. All Inter IKEA Group companies are responsible for the lawful processing of personal data. You can find a list of Inter IKEA Group companies at <here>. To make it easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, just send one message to the (email) address indicated below in section 10, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

This Privacy Policy (hereinafter referred to as the ‘Policy’) contains information on the processing of personal data. We respect the privacy of our Applicants and are committed to protecting it by complying with our Policy and applicable laws. We are also committed to transparency towards our Applicants by providing clear information about the data we are processing, the purpose of the processing, the period of storage of personal data and the legal basis for the processing, as well as other information that we must provide under applicable law.

Your personal data will be processed in the recruitment system, both on our Site and through the smartphone application used by Inter IKEA recruiters. For the purposes of this Policy, any reference to the Site is a reference to smartphone applications (where applicable).

 

2. What kind of personal data do we process?

When you create a profile and apply for a specific position through our Site, you provide us with several types of personal data, which we then process.

Types of personal data that we can process as part of our recruitment process:

  1. personal data whose scope has been directly indicated by the labour law, i.e. first name(s) and surname, date of birth, contact details indicated by the Applicant, education, professional qualifications, course of previous employment,
  2. personal data beyond the scope indicated above, which was voluntarily provided by the Applicant in the submitted application and during further recruitment process.

We never request more data than is required by applicable labour law. Failure by the Applicant to provide the personal data indicated in letter a) above may result in the inability to process their application. The remaining personal data is voluntary and failure to provide it does not inhibit the recruitment process.

In certain situations, we may also collect the Applicant's personal data from other sources. Such a source will be, for example, the person who recommends the Applicant to us. We will also process this data on our Site. The data we receive then is: full name and contact details.

 

3. Why do we process your personal data?

Personal data is processed for the purpose of management of the recruitment process, which includes, among others, follow-up activities connected with the application, creation of the Applicant’s profile and appropriate communication (including the invitation to an interview).

We also process personal data in order to evaluate your application, which is to determine whether you are suitable for the position, whether your education, experience and language skills match the requirements of the position, whether your salary level matches your expectations and collective bargaining agreements and compensation. When assessing the Applicant's application, we process the personal data provided by the Applicant. This applies to the CV and cover letter, but may also apply to (optional) photographs and/or videos of the Applicant.

During the recruitment process, the recruitment team may take notes, for example during job interviews, which may contain personal data. Such data shall be processed for the purpose of assessment of the Applicant with regard to the position they apply for. During the application process you may be asked to conduct an online assessment. The results of the online assessment will be processed to assess the Applicant's suitability for the position.

The Site allows the Applicant to submit annexes which will then be evaluated by the recruitment team. Any such annex is submitted on a voluntary basis and will be processed in order to obtain an overall picture of the Applicant and to assess them in terms of employment for the position.

At Inter IKEA, we believe in people and mutual respect, regardless of position, gender or history. Diversity, equality and integration allow us to better understand our customers and each other. In order to achieve diversity, gender equality and inclusion, and to promote them fully, we process information about the Applicant's gender, nationality and date of birth (the provision of this information is optional) for statistical purposes and in an anonymous manner.

Through the Site, you have the opportunity to link your application to your social media profiles (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social networking profiles, we will process that personal information and review the information on those profiles to get a complete picture of you as an Applicant and evaluate your suitability for the position.

With regard to the verification of personal data, we will process such personal data if necessary under the law of the country where the Inter IKEA unit looking for employers is based.

If we intend to process your personal data for purposes other than those for which it was originally collected, we will inform you before we do so and, if necessary, ask for your consent. For example, if your personal data is processed in the recruitment process for a specific position, we may ask for your consent to process it in the future for another position at Inter IKEA for which we believe you will be a suitable applicant. If you agree to this, we will process your personal data for future recruitments and you will become part of our ‘talent database’. We may also later ask for additional consent for the use of your personal data within another Inter IKEA company that did not receive your data initially.

 

4. Management, transmission and disclosure of personal data

In connection with the ongoing recruitment processes, the Controller of the Applicant's personal data is a company from the Inter IKEA Group, which recruits for a given position.

It is irrelevant whether it obtained the data directly from the Applicant or indirectly (from the person recommending the Applicant or another entity of the Inter IKEA Group, if the Applicant gave his consent to data transfer).

Inter IKEA in Poland:

  1. IKEA Industry Poland Sp. z o.o., ul. Wincentego Witosa 31, 72-100 Goleniów, with the following branch offices:
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Goleniów Branch, ul. Pulaskiego 19, 72-100 Goleniów,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Ivar branch, ul. Krzywoustego 44, 72-112 Stepnica,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Resko branch, ul. Żeromskiego 44A, 72-315 Resko,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Chociwel branch, ul. Świerczewskiego 15, 73-120 Chociwel,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Lubawa branch, ul. Borek 3, 14-260 Lubawa,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Konstantynów Łódzki branch, ul. Niesięcin 7, 95-050 Konstantynów Łódzki
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Orla branch, ul. Koszki 90, 17-106 Orla,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Skoczów Branch, ul. Krzywa 1, 43-430 Skoczów,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Stalowa Wola branch, ul. Władysława Grabskiego, 43/43A, 37-450 Stalowa Wola,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. WEST branch, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. 3D branch, ul. Chlastawa 17, 66-210 Zbąszynek,
    • IKEA Industry Poland Sp. z o.o. Wielbark branch, ul. Stefana Czarnieckiego 17A, 12-160 Wielbark.
  2. IKEA Purchasing Services Poland Sp. z o.o.; Al. Krakowska 61, 02-183 Warsaw.

If the Applicant gives their consent, their data will be shared with other entities within the Inter IKEA Group. On the basis of applicable law, the personal data of the Applicant may also be shared with competent authorities.

The Applicant's personal data will be received by entities providing Site management IT services (e.g. SmartRecruiters Inc.), entities providing support services in the area of conducted recruitment processes and other entities processing data on behalf of entities of the Inter IKEA Group on the basis of concluded personal data processing agreements.

 

5. What is the legal basis for the processing?

The legal basis for our processing of personal data of the Applicant and other persons participating in the recruitment process varies depending on the specific purpose of processing. With this in mind, personal data is processed by us on the following legal grounds:

  1. processing of personal data for the recruitment process for the position indicated in the job offer: in the scope of personal data indicated in Article 221(1) of the Labour Code Article 6(1)(c) of the GDPR , i.e. the legal obligation with regard to other personal data disclosed by the Applicant in the context of submission of application – Article 6(1)(a) of the GDPR, i.e. the Applicant's consent, and Article 6(1)(f) of the GDPR, i.e. legitimate interest (Applicant's assessment),
  2. processing of personal data for future recruitment processes: Article 6(1)(a) of the GDPR, i.e. the Applicant's consent,
  3. transfer of personal data to other entities within the Inter IKEA Group: Article 6(1)(a) of the GDPR, i.e. the Applicant's consent,
  4. processing the personal data of the referrer under the ‘Refer a Friend’ feature and the data of the person recommended until they give their consent: Article 6(1)(f) of the GDPR, i.e. legitimate interest (conducting the recruitment process, processing the applications in accordance with the instructions),
  5. processing the personal data for statistical and analytical purposes: art. 6(1)(f) GDPR, i.e. legitimate interest (statistics and analytics).

If we retain your personal data for a longer period of time in order to protect our rights, for example, if the Applicant brings a lawsuit concerning discrimination in the course of recruitment for a specific position, such processing of personal data will take place on the basis of Article 6(1)(f) of the GDPR, i.e. legitimate interest of protecting our rights in a discrimination suit.

 

6. How long do we store personal data?

We will process your personal data as long as it is necessary for the purposes described in section 3 above.

This means that your personal data will be processed:

•   until the recruitment for the position is completed, or

•   until the Applicant withdraws their consent to the processing of their personal data (to the extent to which the consent was given).

In cases of processing personal data within the ‘Refer a Friend’ feature:

•   with regard to the personal data of the recommended Applicant, if this person is not interested in the job offer, their data is deleted from the database after 30 days,

•   with regard to the personal data of the referrer, their data is stored on the Site for the maximum period of recruitment for the position for which they recommended an applicant.

Currently, the Privacy Policy assumes the processing of personal data for a period of 3 years from the moment of refusal to accept a given position. This period may be justified by the possible defence of claims. However, the approach recommended by the supervisory authority is advised.

In some cases, we may process your personal data for a longer period of time than stated above. This may be the case when we have to protect our rights, for example in a legal dispute, in order to comply with legal obligations or in the case of data processing for statistical and analytical purposes. In such situations, as a rule, we store personal data for up to three years from the refusal / completion of recruitment or until the dispute is legally resolved.

 

7. Personal data protection

We apply the following measures to the personal data provided to us:

 

Security measures

We use a variety of security measures, both technical and organizational, including encryption and authentication tools, to protect your personal data. Your personal data is stored in systems protected by secure networks and is accessible to a limited number of people with special access rights.

For example, Inter IKEA companies that have access to your personal data must treat your personal data as confidential and take measures to ensure its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA unit(s) to which you sent your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

 

International transfers

Personal data processed on our website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data within the EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint, for example:

  • we rely on so-called adequacy decisions from the EU. This means that the EU believes a country’s own laws or agreements provide adequate protection for your personal data.
  • if there is no adequacy decision from the European Union for a country, we rely on the EU Model Contract Clauses with the specific external party. This means that this external party will guarantee an adequate level of protection of your personal data.

 

8. Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights concerning your personal data. Read about them below. If you want to exercise them or find out more, please contact us! You can find contact details at the end of this declaration. Remember that some rights may not apply to you.

  • Right of access
  • You have the right to know what personal data we process and why. We therefore notify you in advance of our processing activities through this declaration. If you have any questions or would like to know more about the information received from you that we process, you can always contact us and we will give you further information.

 

  • Right to rectify data
  • If you think we keep wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct it.

 

  • Right to delete data (right to be forgotten)
  • You have the right to order us to permanently delete your personal data from our records. You can do this, for example, if you think there is no longer any need for us to store it or, if you gave your consent earlier, you could simply decide to withdraw it

 

  • Right to limit processing
  • In certain situations you have the right to limit our processing activities. This means that we will continue to store your data, but temporarily suspend any other processing. Why would you want to do that? For example, if you asked us to correct incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is corrected.

 

  • Right to data portability
  • In some situations you have the right to ask us to send you your personal information in digital form so that you can transfer it to another person.

 

  • Right to object
  • You have the right to object to the processing of your personal data, even if we have a legitimate interest to do so. You can do this when we process your data on the basis of our legitimate interest and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not wish us to use your data for direct marketing purposes, including profiling, we will always respect this.

 

  • Right to withdraw consent
  • If we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. Even though you withdraw your consent, Inter IKEA may retain some of your personal data if the processing is legal on the basis of another legal principle, such as fulfilling a legal obligation or if Inter IKEA has a legitimate interest in doing so. You can easily withdraw your consent by using your Applicant’s profile or by contacting the Inter IKEA Group company you applied to directly.

 

  • Right to lodge a complaint with a supervisory authority
  • If you are not satisfied with the way in which we treat your personal data, you have the right to complain about us to the national supervisory authority.

9. Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy, you will be notified and asked to agree to the revised processing of your personal data as described in this Policy as soon as you log in to your account on the Site and before you start using the Site.

 

10. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, request(s) as set out in section 8 of this Policy, or you would like to give us feedback on our Policy and/or privacy practices, please contact your Inter IKEA Group company directly to which you are applying. You will find the relevant contact details in the job offer and/or on its website.

You can also contact us by writing to the following address:

Inter IKEA Group

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

The Netherlands

or by writing an email to the address: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the Data Protection Officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

---- click HERE to return to the top -------