---- click HERE  for the English version -------

 

Adatvédelmi szabályzat

Módosítás dátuma: 2018.05.22

 

1, Miért van adatvédelmi szabályzatunk?

Amikor Ön (a jelölt) létrehoz egy profilt a kiválasztó eszközünkön, a https://www.smartrecruiters.com/ weboldalon és jelentkezik egy pozícióra, személyes adatokat szolgáltat az Inter IKEA csoporton belül.

Jelen adatvédelmi szabályzatban informáljuk Önt arról, hogy hogyan kezeljük a személyes adatait. Tiszteletben tartjuk jelöltjeink magánéletét, és elköteleztük magunkat, hogy megvédjük azt, jelen szabályzat betartásával. Abban is elköteleztük magunkat, hogy egyértelmű információval szolgálunk a jelöltjeinknek, mely adatait használjuk fel, mi az oka a felhasználásnak, meddig tároljuk a személyes adatait, ugyanúgy a felhasználás jogi alapjait, valamint egyéb információkkal, amelyeket az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelően szolgáltatnunk kell.

A személyes adatai a felvételi rendszerben lesznek felhasználva, a weboldalon és az okostelefon applikációban, melyet az Inter IKEA kiválasztó személyzete használ. Jelen szabályzatban a weboldalra történő hivatkozás magában foglalja az okostelefon alkalmazást is (ha ez releváns).

 

2, Mely személyes adatokat használjuk?

Amikor a jelölt létrehoz egy profilt és jelentkezik egy állásra a weboldalunkon keresztül, többféle személyes adatot szolgáltat, amit mi felhasználunk. Lehetséges, hogy máshonnan is gyűjtünk adatot a jelöltről, amit később a weboldalon felhasználunk. Az alábbi személyes adatokat használhatjuk fel:

1. Név        

2. Nem

3. Nemzetiség

4. Születési dátum

5. Telefonszám

6. Email cím

7. Helység

8. Nyelv

9. Felhasználó név

10. Önéletrajz (tartalmazhat fotókat és videókat)

11. Tanulmányok

12. Tapasztalatok

13. Bér igény vagy jelenlegi fizetés

14. Jegyzetek az interjúról (jegyzetek, mint egyéb dolgok, ide értve az elvárásokat, információ az életstílusodról, hobbijaidról, motiváció és érdeklődési kör, és a mi értékelésünk, mint jelölt)

15. Mellékletek a jelentkezéshez

16. Online értékelési eredmények

17. URL cím közösségi média tartalomhoz

18. Fotók

19. Háttér ellenőrzés (kizárólag ha a helyi törvény engedi)

 

3, Miért használjuk fel a személyes adatokat?

A személyes adatai felhasználásának az oka, hogy adminisztráljuk a kiválasztási folyamatot, ide értve többek között a jelentkezés nyomon követését, a jelölt profiljának létrehozását, és a megfelelő módon történő kommunikációt (pl. behívjuk interjúra).

Arra is használjuk a személyes adatait, hogy értékeljük a jelentkezését, beleértve a döntést, hogy betöltheti-e az adott pozíciót, ha a jelölt tanulmányai, tapasztalata és a nyelvtudása a nyitott pozíció elvárásainak megfelelő, valamint a bérigénye egyezik az adott pozícióhoz felajánlott bérrel és kollektív tárgyalási megállapodással, és a kompenzációs kerettel. Amikor értékeljük egy jelölt jelentkezését, az önéletrajzban és a kísérő levélben található adatokat használjuk fel, ami tartalmazhat (optimális esetben) képeket és/vagy videókat a jelöltről.

A kiválasztás során a kiválasztó csapat jegyzetelhet például az interjú alatt, melyek tartalmazhatnak személyes adatot. Az ilyen adatokat feldolgozhatják annak érdekében, hogy értékeljék a jelöltet a szóban forgó foglalkoztatásra. A jelentkezési folyamat alatt megkérhetik egy online értékelés elvégzésére is. Az online értékelés eredményét fel fogjuk dolgozni, hogy értékeljük a jelöltet a nyitott pozíció tekintetében.

A weboldalon lehetősége van a jelöltnek dokumentumok feltöltésére, melyeket a kiválasztó csapat értékelhet. Bármilyen hasonló csatolmányt önkéntes módon lehet feltölteni, és arra használjuk fel, hogy átfogó képet kapjunk a jelöltről, és hogy értékeljük a jelöltet a szóban forgó foglalkoztatás tekintetében.

Mi itt Inter IKEA-nál hiszünk az emberekben és tiszteljük egymást pozíciótól, nemtől vagy háttértől függetlenül. A sokszínűség, egyenlőség és befogadás növeli az ügyfeleink és egymás iránti megértésünket. Ahhoz, hogy nyomon tudjuk követni, amit elértünk, toborozzuk és befogadjuk a sokszínűséget, nemi egyenlőséget, ismernünk kell a jelölt adatait, nemét, nemzetiségét, születési dátumát (ezen adatok megadása opcionális) melyeket statisztikai célokra anonim módon kezelünk.

A honlapon keresztül lehetősége van az alkalmazását csatlakoztatni a közösségi média fiókjához (pl. LinkedIn, Facebook vagy Twitter).

Az Ön döntése, hogy megadja-e a webhely elérhetőségét a közösségi média fiókjában, felhasználhatjuk a megadott személyes adatait, megtekinthetjük az információkat a közösségi média fiókjában, hogy átfogó képek kapjunk Önről, mint jelöltről és értékeljük a jogosultságot a foglalkoztatására.

A háttérellenőrzések tekintetében csak olyan személyes adatokat fogunk feldolgozni, amelyeket a helyi jogszabályok engedélyeznek abban az országban, ahol az Inter IKEA szervezet működik.

Ha az adatait más célra szándékozunk felhasználni, mint amiért azt eredetileg begyűjtöttük, értesítjük még a felhasználás előtt, szükség esetén a beleegyezését kérjük. Például ha felhasználjuk az adatait a kiválasztás során egy adott pozícióra, a beleegyezését kérhetjük, hogy felhasználhassuk az adatait a jövőben egy másik pozícióhoz az Inter IKEA-n belül, melyre úgy gondoljuk, hogy alkalmas jelölt lenne. Ha beleegyezését adja, felhasználjuk az adatait a jövőbeli kiválasztásokon, és része lesz a „tehetségtárunknak”. Egy későbbi időpontban is kérhetjük további beleegyezését ahhoz, hogy személyes adatait felhasználjuk az Inter IKEA egy másik vállalatának részére, amelyik első alkalommal nem kapta meg személyes adatait.

 

4, Személyes adatok átadása / nyilvánosságra hozatala

Inter IKEA-n belül

A jelentkező által megadott személyes adatokat az Inter IKEA használja fel. Az adatok átadhatóak egy másik cég részére az Inter IKEA-n belül, ha ugyanazt a pozíciót kínálja, amelyre a jelölt jelentkezett. A személyes adatokat az Inter IKEA Digital Business is feldolgozza, ami az Inter IKEA üzletágának egy olyan üzleti csoportja, amely támogatja a csoportot a digitális ügyekben.

Más cégek részére

A személyes adatok nyilvánosak lesznek a SmartRecruiters Inc., a weboldal üzemeltetője részére, aki hozzáfér a rendszeren belüli személyes adatokhoz, hogy szolgáltatásait az Inter IKEA, valamint a SmartRecruiter webes e-mail és digitális funkcióit ellátó beszállítói számára biztosítsa. A SmartRecruiters-nek biztosítania kell a személyes adatok megfelelő védelmét, nem használhatja fel jogosulatlanul azokat, továbbá biztosítania kell, hogy a beszállítók ugyanígy járjanak el.

 

5, Mi a törvényes módja a felhasználásnak?

Ha jelen szabályzat másként nem rendelkezik, a személyes adatok feldolgozásának jogalapja a jelentkező hozzájárulása. Azonban megőrizzük személyes adatait a törvényes jogok védelme érdekében, pl. ha a pályázó a kiválasztás során megkülönböztetési eljárást kezdeményez, akkor a személyes adatok feldolgozása jogszerű, a jogaink diszkriminációs ügyekben való megvédésére felhasználhatjuk. A személyes adatoknak a fenti 4. szakaszban ismertetett módon történő átadása a szolgáltatók számára a jogos érdekek elvén alapul, és jogos érdeke az Inter IKEA számára történő közös munkaerő-felvételi eszközök hatékony kezelése. Ha háttérellenőrzéseket készítünk, az ilyen feldolgozás jogalapja a jogi kötelezettség teljesítése lesz.

 

6, Mennyi ideig tartjuk meg a személyes adatokat?

A személyes adatokat csak addig használjuk fel, ameddig szükséges, a 3. pontban leírtak alapján. Általános szabályunk szerint a pozícióról történő elutasítás után (1) évvel kitöröljük a személyes adatokat. Az ok, amiért megtartjuk a személyes adatokat a kiválasztás lejárta után is, hogy ha a jelölt jogi eljárást kezdeményez diszkriminációs okokból kifolyólag, legyen meg a szükséges információnk. Ha hozzájárulsz, hogy a továbbiakban is felhasználjuk az adataidat, hogy része legyél a tehetségtárunknak, addig tároljuk az adataidat, amíg annak része szeretnél lenni. Néhány esetben tovább is tárolhatjuk az adataidat, mint ahogy az fent említettük. Ez abban az esetben lehetséges, ha törvényes jogainkat meg kell védenünk, például jogi vitában, vagy ha jogi kötelezettség teljesítése szükséges.

 

7, Személyes adatok védelme

A megadott személyes adatokkal kapcsolatban a következő óvintézkedéseket tesszük:

Biztonság

Különféle technikai és szervezeti biztonsági intézkedéseket alkalmazunk, beleértve a titkosítási és hitelesítési eszközöket a személyes adatok védelmére. A személyes adatok egy biztonságos hálózat mögötti rendszerben vannak tárolva, melyhez csak limitált számú, speciális hozzáféréssel rendelkező illetékes férhet hozzá. Például, az Inter IKEA-n belüli cégektől, akiknek hozzáférésük van a személyes adataihoz, elvárjuk, hogy bizalmasan kezeljék a személyes adataid és őrizzék meg annak biztonságát.

Csak a felvételiztető személyek és az illetékes vezetők, munkatársak az Inter IKEA egységen vagy egységeken belül, akik érintettek a jelentkezésedben és/vagy a kiválasztási folyamatban részt vesznek, férhetnek hozzá a személyes adataidhoz.

Nemzetközi transzferek

A weboldalunkon felhasznált személyes adatokat az EU-n vagy az EEA-n (Európai Gazdasági térség) belül tároljuk. Ha adatot kell szolgáltatnunk az EU/EEA területén kívülre, csak abban az esetben lehetséges, ha ez jogi és szabályozási szempontból lehetséges, vagy a jelölt speciális hozzájárulása alapján. Például, ha a személyes adatokat akarunk szolgáltatni az USA-ba, akkor az EU és az USA közötti adatvédelmi keretre támaszkodhatunk, és ha egy vállalat nem rendelkezik az adatvédelmi keret szerinti tanúsítvánnyal, mindkét félnek alá kellene írnia az EU modellszerződési záradékát.

 

8, A személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogaid

Számos joggal rendelkezik a személyes adatai védelmének érdekében, ezeket alább listáztuk. Ha szeretné valamelyiket alkalmazni, vagy többet megtudni róla, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot! Az elérhetőségeink jelen szabályzat végén találhatók. Szeretnénk felhívni a figyelmét arra, hogy az alább felsorolt jogok nem minden esetben alkalmazhatóak.

  • Hozzáférés joga
    • Jogában áll tudni, mely személyes adatait használjuk fel és miért. Ez az oka annak, hogy jelen szabályzatban előre tájékoztatjuk a feldolgozás menetéről. Kérdés esetén, vagy ha szeretne többet megtudni arról, mely személyese adatait használjuk fel, keressen meg bennünket és megadjuk a szükséges információkat.
  • Helyesbítés joga
    • Ha úgy érzi, valótlan információt tárolunk Önről, például helytelen név vagy lakcím, kérheti a változtatást.
  • Jogok a törlésre / végleges törlésre
    • Jogában áll, hogy véglegesen töröltesse velünk a személyes adatait az adatbázisunkból, például ha úgy gondolja, a továbbiakban semmi nem indokolja, hogy tároljuk, vagy ha korábban engedélyezte a felhasználását, dönthet a visszavonásáról is.
  • A feldolgozási tevékenységek korlátozására vonatkozó jogok
    • Bizonyos esetekben joga van feldolgozási tevékenységek korlátozására. Ez azt jelenti, hogy továbbra is tároljuk az adatait, de ideiglenesen szüneteltetjük azok felhasználását. Miért lehet erre szükség? Például ha ki kell javítanunk egy téves információt, ebben az esetben megkérhet minket, hogy a javításig ne használjuk az adatait.
  • Adatátviteli jog
    • Különböző esetekben jogában áll megkérni minket, hogy küldjük el Önnek a személyes adatait digitális formában, amit továbbíthat más szervezetek részére
  • Tiltakozás joga
    • Önnek joga van kifogásolni az adatai felhasználásának menetét, még akkor is, ha jogosan, jogi okokból kifolyólag használnánk fel azokat. Ez akkor lehetséges, ha törvényes érdekek alapján feldolgozzuk az adatait, és úgy dönt, hogy a személyes érdekei felülmúlják a mi érdekeinket. Ha nem szeretné, hogy adatait közvetlen marketing célokra használjuk fel, beleértve a profilkészítést is, mindenképpen eleget teszünk a kérésének.
  • A beleegyezés visszavonásának joga
    • Ha beleegyezése alapján használjuk fel az adatait, jogában áll a beleegyezésed bármikor visszavonni.
  • Panasz benyújtásának joga felügyeleti hatósághoz
    • Ha nem vagy elégedett azzal, ahogyan kezeljük személyes adatait, akkor joga van panaszt benyújtani a nemzeti felügyeleti hatóságnak.

 

9, A szabályzat módosítása

Abban az esetben, ha bármilyen módosítás történik jelen szabályzatban, a beleegyezését fogjuk kérni a személyes adatai módosított felhasználására, ahogy azt a szabályzatban meghatároztuk, amint bejelentkezik a webes profiljába, még továbblépés előtt.

 

10, Elérhetőségek

Ha bármilyen kérdése van a személyes adatai felhasználásával kapcsolatban, kérése azok módosítására és/vagy törlésére, ahogy az említésre került a 8. pontban, vagy bármilyen észrevétele lenne jelen szabályzattal, vagy adatvédelmi gyakorlatainkkal kapcsolatban, kérünk, az alábbi címre küldjön nekünk levelet:

Inter IKEA

Olof Palmstraat 1

2616 LN Delft

The Netherlands

Ügyintézőnkkel az alábbi email címen veheti fel a kapcsolatot: Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

 

 

Privacy Policy

Last modified: [22-05-2018]

1. Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).

 

2. What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:

  1. Name
  2. Gender
  3. Nationality
  4. Date of birth
  5. Telephone number
  6. Email address
  7. Location
  8. Language
  9. User name
  10. Résumé (the résumé may include photos and videos)
  11. Education
  12. Experience
  13. Salary expectations and/or current salary
  14. Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
  15. Attachments to the application
  16. Online assessment results
  17. URL link to social media content
  18. Photos
  19. Background checks / reference check (only if required by local law)

 

3.  Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

 

4. Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA
The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

 

5. What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent.

 

6.  How long do we keep your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data one (1) year after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

 

7. Protection of personal data

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers
The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data outside of the EU/EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint. For example, if we would like to transfer your personal data to the US then we would rely on the Privacy Shield Framework between the EU and US and if a company is not certified under the Privacy Shield, both parties would sign the EU Model Contract Clauses.

 

8. Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.

  • Right of access
    • You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.
  • Right to rectification
    • If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this. 
  • Right to erasure / right to be forgotten
    • You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.
  • Right to restrict the processing activities
    • You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.
  • Right to data portability
    • In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.
  • Right to object
    • You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.
  • Right to withdraw consent
    • If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.
  • Right to lodge a complaint with a supervisory authority
    • If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

 

9.  Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.

 

10. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.

 

---- click HERE to return to the top -------