---- click HERE for the English version -------

Polisi Privasi 

[Tarikh pengubahsuaian: 19-06-2018] 

1.     Mengapa kami perlu ada polisi privasi?

Apabila anda (“Calon” atau “anda”) mencipta satu profil dalam alat pengambilan pekerja kami di https://www.smartrecruiters.com/ (“Laman Web”) dan apabila anda memohon untuk suatu jawatan yang tertentu, anda akan memberi Data Peribadi kepada Kumpulan Inter IKEA (“kami” atau “kita” atau “Inter IKEA”) dan juga kepada entiti-entiti yang lain dalam Inter Ikea Group (“Inter IKEA”). Entiti-entiti Kumpulan Inter IKEA bersama-sama bertanggungjawab untuk memproses data peribadi anda. Anda boleh mencari senarai entiti Inter IKEA Group <Sini>. Untuk membuat perkara-perkara yang lebih mudah untuk anda, jika anda mempunyai soalan, aduan, komen atau permintaan, adalah mencukupi untuk menghantar satu mesej kepada disediakan () alamat email di bawah ini, yang akan merangkumi semua entiti dalam Kumpulan Inter IKEA

Data Peribadi anda akan diproses dalam sistem pengambilan pekerja di Laman Web dan di aplikasi dalam telefon pintar yang digunakan oleh kakitangan pengambilan pekerja Inter IKEA. Untuk tujuan Polisi ini, mana-mana rujukan kepada Laman Web juga termasuk rujukan ke aplikasi telefon pintar (jika berkenaan). 

Untuk tujuan Polisi ini,  

“Data Peribadi” bermaksud apa-apa maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung kepada orang yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti, termasuk apa-apa Data Peribadi Sensitif dan penyataan pendapat tentang anda. Orang yang boleh dikenal pasti adalah orang yang boleh dikenal pasti, samada secara langsung atau tidak langsung, khususnya dengan merujuk kepada nombor pengenalan atau kepada satu atau lebih faktor yang khusus kepada keadaan fizikal, fisiologi, mental, ekonomi, identiti budaya atau identiti sosial.  

“Proses” dan “Pemprosesan" dan “Memproses” bermaksud mengumpul, merekod, memegang atau menyimpan Data Peribadi, menyusun, menyesuaikan atau mengubah Data Peribadi, menggunakan, merujuk kepada atau mendapatkan kembali Data Peribadi, menzahirkan atau memindahkan Data Peribadi atau mendedahkan Data Peribadi yang sedia ada kepada pihak ketiga, atau menjajarkan, menggabungkan, membetulkan, memadamkan atau memusnahkan Data Peribadi. 

 “Data Peribadi Sensitif” bermaksud apa-apa Data Peribadi yang mengandungi maklumat mengenai kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda, pendapat politik anda, kepercayaan agama anda atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan apa-apa kesalahan oleh anda atau apa-apa Data Peribadi yang lain. 

 

2.     Data peribadi yang mana kami Proses?

Apabila Calon mencipta satu profil dan apabila Calon memohon untuk suatu jawatan tertentu melalui Laman Web kami, Calon tersebut akan membekalkan beberapa Data Peribadi kepada kami untuk diproses. Kami juga akan mengumpulkan Data Peribadi mengenai Calon tersebut dari sumber lain yang sah di mana kami akan Memproses di Laman Web kami. Data Peribadi yang kami akan Memproses mengenai anda adalah: 

  1. Nama 
  2. Jantina 
  3. Warganegara 
  4. Tarikh Lahir 
  5. Nombor Telefon 
  6. Alamat Emel
  7. Lokasi
  8. Bahasa
  9. Nama Pengguna
  10. Butir Peribadi (mengandungi gambar dan video)
  11. Pendidikan
  12. Pengalaman
  13. Jangkaan gaji dan/atau gaji semasa
  14. Nota dari proses temu janji (nota tersebut, antara lain, termasuk pilihan dan maklumat gaya hidup anda seperti hobi, motivasi dan minat anda dan penilaian kami ke atas anda sebagai satu calon)
  15. Lampiran ke atas permohonan tersebut
  16. Keputusan penilaian dalam talian
  17. Pautan URL ke kandungan media sosial
  18. Gambar
  19. Pemeriksaan latar belakang (jika dibenarkan oleh undang-undang tempatan)

 

3.     Mengapa kami memproses Data Peribadi anda?

Kami akan Memproses Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan menguruskan proses pengambilan pekerja, yang termasuk, antara lain, menyusul permohonan anda, membuka profil calon dan berkomunikasi dengan anda dengan cara yang sesuai (contohnya menjemput anda ke temuduga).

Kami juga akan Memproses Data Peribadi anda untuk menilai permohonan  termasuk menentukan samada Calon tersebut layak mendapat jawatan tertentu, samada pendidikan, pengalaman dan kemahiran bahasa Calon tersebut memenuhi syarat-syarat untuk jawatan yang dibuka, samada tahap gaji adalah selaras dengan jangkaan Calon tersebut dan perjanjian perundingan kolektif dan rangka kerja pampasan. Semasa menilai permohonan Calon tersebut, kami akan Memproses Data Peribadi yang dinyatakan dalam butir peribadi dan surat iringan, yang mungkin mengandungi gamabr dan/atau video Calon tersebut (secara pilihan).

Semasa proses pengambilan pekerja, kakitangan pengambilan pekerja mungkin menulis nota dari, sebagai contoh, temuduga yang mengandungi Data Peribadi. Data tersebut akan diproses untuk menilai Calon tersebut bagi pekerjaan tertentu. Semasa proses permohonan, anda mungkin diminta untuk membuat suatu penilaian dalam talian. Keputusan penilaian dalam talian tersebut akan diproses untuk menilai Calon tersebut bagi perkerjaan tertentu.

Laman Web ini akan memberi peluang kepada Calon tersebut untuk memuat naik lampiran-lampiran untuk dinilai oleh pasukan pengambilan pekerja. Sebarang lampiran diberikan secara sukarela dan akan diproses untuk tujuan mendapatkan gambaran keseluruhan Calon tersebut dan untuk menilai Calon tersebut untuk perkerjaan tertentu.

Di Inter IKEA, kami percaya dalam kemanusiaan dan menghormati antara satu sama lain tanpa mengira jawatan, jantina dan latar belakang. Kepelbagaian, kesamarataan dan pengambilkiraan meningkatkan pemahaman kami terhadap pelanggan-pelanggan dan satu sama lain. Untuk membolehkan kami membuat susulan bahawa kami telah mencapai, rekrut untuk dan merangkul kepelbagaian, kesamarataan jantina dan pengambilkiraan, kami Memproses maklumat mengenai jantina, warganegara dan tarikh kelahiran Calon kami (pembekalan Data Peribadi ini adalah tidak diwajibkan) untuk tujuan statistik dan tanpa nama. Melalui Laman Web ini, anda boleh menghubungkan permohonan anda kepada akaun sosial media anda (seperti LinkedIn, Facebook dan Twitter). Jika anda memilih untuk memberi pautan ke atas akaun media sosial anda, kami akan Memproses Data Peribadi tersebut dan mengkaji semula maklumat di akaun media sosial anda untuk tujuan memperolehi gambaran keseluruhan anda sebagai satu Calon dan untuk menilai kelayakan anda untuk berkerja dengan kami.

Berkenaan pemeriksaan atas latar belakang, kami hanya akan Memproses Data Peribadi jika dibenarkan oleh undang-undang tempatan dalam Negara di mana entiti pengambilan pekerja didasarkan. 

Tujuan-tujuan Pemprosesan Data Peribadi anda yang dinyatakan di atas akan dirujuk secara kolektif sebagai “Tujuan”.

Anda bersetuju dan bersetuju untuk mengizinkan kami untuk menggunakan dan Memproses Data Peribadi anda dengan cara dan Tujuan seperti yang dikenal pasti di atas. Sekiranya kami berniat untuk Memproses Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan lain daripada Tujuan di mana data tersebut yang asalnya dikumpul, kami akan memaklumkan anda mengenai Pemprosesan tersebut sebelum kami memulakannya dan jika perlu, mendapatkan persetujuan anda. Sebagai contoh, jika Data Peribadi anda diproses berkenaan dengan pengambilan pekerja untuk jawatan tertentu, kami mungkin mendapatkan persetujuan anda untuk Memproses Data Peribadi anda di masa depan berkenaan dengan jawatan lain sekiranya kami berpendapat bahawa anda merupakan calon yang sesuai untuk jawatan lain di Inter IKEA. Jika anda bersetuju kepada ini, kami akan Memproses data anda untuk tujuan pengambilan pekerja di masa depan dan anda akan menjadi sebahagian daripada bank bakat (“talent bank”) kami. Kami mungkin juga akan meminta persetujuan anda pada masa akan datang untuk menggunakan Data Peribadi anda untuk tujuan syarikat lain dalam Inter IKEA yang tidak mempunyai Data Peribadi anda.

 

4.     Pemindahan /penzahiran Data Peribadi

Dalam Inter IKEA

Data Peribadi yang dibekalkan oleh Calon tersebut akan diproses oleh Inter IKEA dan kemungkinan akan dipindah ke syarikat lain dalam Inter IKEA yang menawarkan jawatan tertentu di mana Calon tersebut telah memohon untuknya. Data Peribadi juga akan diproses oleh Inter IKEA Digital Business, yang merupakan satu unit perniagaan dalam Inter IKEA yang menyokong kumpulan dalam hal ehwal digital.

Ke syarikat lain

Data Peribadi akan dizahirkan ke SmartRecruiters Inc., yang merupakan pembekal Laman Web ini dan akan mengakses Data Peribadi dalam sistem ini untuk membekalkan perkhidmatan kepada Inter IKEA, dan juga kepada pembekal-pembekal emel dan fungsi digital SmartRecruiters untuk Laman Web ini. SmartRecruiters dikehendaki melindungi Data Peribadi anda dan dihalang untuk menggunakannya untuk sebarang tujuan yang tidak dibenarkan dan memastikan pembekalnya membuat yang sama.

Pihak-pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan

Kami mungkin akan menzahirkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.

 

5.     Apakah asas undang-undang untuk Pemprosesan?

Kecuali dinyatakan sebaliknya dalam polisi ini, asas undang-undang untuk membolehkan kami memproses data peribadi adalah bahawa pemprosesan adalah perlu untuk mengambil langkah-langkah di atas permintaan calon sebelum memasuki kontrak penggajian. Walau bagaimanapun, sekiranya kami mengekalkan Data Peribadi anda, ia adalah untuk melindungi hak undang-undang kami, contohnya, sekiranya terdapat proses diskriminasi yang difailkan oleh calon berkenaan pengambilan pekerja kami untuk jawatan tertentu, Pemprosesan Data Peribadi ini adalah sah berdasarkan prinsip kepentingan sah, di mana kepentingan sah tersebut adalah untuk melindungi hak-hak kami dalam kes diskriminasi.

Pemindahan Data Peribadi kepada pembekal-pembekal perkhidmatan kami yang dinyatakan dalam seksyen 4 di atas adalah berdasarkan prinsip kepentingan sah, di mana kepentingan sah tersebut merupakan satu pentadbiran yang efisen kepada pengambilan pekerja untuk Inter IKEA. Jika kami Memproses pemeriksaan latar belakang, asas undang-undang untuk Pemprosesan tersebut adalah untuk memenuhi kewajiban undang-undang kami. 

 

6.     Berapa lama kami akan menyimpan Data Peribadi anda?

Kami hanya akan  Memproses Data Peribadi anda untuk Tujuan yang dinyatakan dalam seksyen 3 di atas. Polisi umum kami adalah kami akan memadamkan Data Peribadi anda untuk tempoh satu (1) tahun selepas anda tidak diberi tawaran untuk bekerja di sini. Alasan kami untuk menyimpan Data Peribadi anda selepas penamatan proses pengambilan pekerja adalah untuk memastikan bahawa kami mempunyai semua data yang diperlukan untuk melindungi hak-hak kami sekiranya satu calon mengambil tindakan undang-undang dalam diskriminasi di negara di mana anda memohon untuk suatu jawatan. Sekiranya anda bersetuju untuk Pemprosesan Data Peribadi selanjutnya untuk tujuan bank bakat kami, kami akan menyimpan Data Peribadi anda selagi anda ingin kekal dalam bank bakat kami. Kami juga akan Memproses data anda untuk tempoh masa yang lebih lama daripada yang dinyatakan di atas. Ini mungkin berlaku jika kami ingin melindungi hak undang-undang kami, contohnya, dalam pertikaian undang-undang atau untuk memenuhi kewajipan undang-undang.

 

7.     Perlindungan Data Peribadi

Kami mengambil langkah berjaga-jaga berhubung dengan Data Peribadi yang anda bekalkan kepada kami:

Keselamatan

Dalam tempoh di mana kami mengekalkan Data Peribadi anda, kami menggunakan pelbagai langkah teknikal dan keselamatan organisasi, termasuk alat penyulitan dan pengesahan untuk melindungi Data Peribadi anda daripada sengaja atau menyalahi undang-undang kemusnahan, kehilangan, pengubahan, pendedahan atau akses. Data Peribadi anda adalah disimpan dalam sistem di sebalik rangkaian yang selamat dan hanya boleh diakses oleh beberapa orang yang mempunyai hak akses khusus untuk sistem tersebut.

Sebagai contoh, syarikat-syarikat dalam Inter IKEA yang mempunyai akses ke atas Data Peribadi anda dikehendaki untuk menganggap Data Peribadi anda sebagai sulit dan mengekalkan keselamatannya. Hanya perekrut dan pengurus yang berkenaan dan rakan sekerja entiti Inter IKEA atau entiti-entiti lain di mana anda telah membuat permohonan dan/atau sesiapa yang terlibat dalam proses pengambilan pekerja akan mempunyai akses ke atas Data Peribadi anda.

 Pemindahan Luar Negara

Data Peribadi yang diproses dalam Laman Web kami adalah disimpan di Kesatuan Eropah (European Union, EU) atau dalam Kawasan Ekonomi Eropah (European Economic Area, EEA). Sekiranya kami perlu memindahkan data ke luar EU/EEA, kami hanya akan berbuat demikian jika ini dibenarkan dari segi undang-undang dan pengawal selia dan berdasarkan kepentingan sah Inter IKEA atau persetujuan tertentu dari Calon tersebut. Contohnya, jika kami ingin memindah Data Peribadi anda ke Amerika Syarikat, kami akan bergantung kepada Privacy Shield Framework di antara EU dan Amerika Syarikat dan jika satu syarikat tidak diperakui di bawah Privacy Shield, maka, kedua-dua parti akan menandatangani Klausa Kontrak Model EU (EU Model Contract Clauses).

 

8.     Hak-hak anda mengenai Pemprosesan Data Peribadi

Anda mempunyai hak-hak yang banyak mengenai maklumat peribadi anda. Baca lebih lanjut mengenai mereka di bawah. Jika anda ingin untuk melaksanakan mereka atau mengetahui lebih lanjut, sila hubungi kami! Anda boleh mencari kenalan detail pada penghujung kenyataan ini. Sila ambil perhatian bahawa sebahagian daripada hak-hak tidak mungkin dikenakan kepada situasi anda.

  • Hak akses
    • Anda mempunyai hak untuk tahu apa maklumat peribadi yang kami memproses dan mengapa. Itulah sebabnya mengapa kami memberitahu anda yang lebih awal mengenai aktiviti-aktiviti pemprosesan kami melalui kenyataan ini. Jika anda mempunyai sebarang soalan, atau Adakah anda ingin untuk mengetahui lebih tentang Apakah maklumat kami memproses daripada anda, anda sentiasa dialu-alukan untuk menghubungi kami dan kami akan memberi anda maklumat lebih lanjut.
  • Hak untuk pembetulan
    • Jika anda yakin kami menyimpan maklumat yang salah mengenai anda, seperti nama anda atau alamat, anda boleh meminta kami untuk membetulkan keadaan ini. 
  • Hak untuk menghapus / hak untuk dilupakan
    • Anda mempunyai hak untuk memberitahu kami untuk selama-lamanya memadamkan maklumat peribadi anda dari rekod kami. Anda boleh melakukan ini sebagai contoh jika anda yakin bahawa tidak lagi ada apa-apa perlunya kita untuk mengekalkannya. Atau, jika anda sebelum ini telah diberikan kebenaran anda, anda hanya boleh memutuskan untuk menariknya balik.
  • Hak untuk menyekat aktiviti-aktiviti pemprosesan
    • Anda mempunyai hak untuk menyekat aktiviti pemprosesan dalam situasi tertentu. Ini bermakna kami akan terus menyimpan maklumat, tetapi kita akan berhenti buat sementara waktu sebarang pemerosesan lain. Mengapa anda ingin melakukan ini? Sebagai contoh jika anda telah meminta kami untuk menetapkan maklumat yang salah. Dalam situasi ini, anda mungkin mahu kita untuk berhenti memproses sehingga maklumat adalah betul.
  • Hak untuk data mudah alih
    • Dalam keadaan tertentu, anda mempunyai hak untuk meminta kami menghantarkan maklumat peribadi anda dalam bentuk digital kepada anda, supaya anda boleh memanjangkannya kepada orang lain.
  • Hak untuk objek
    • Anda mempunyai hak untuk objek untuk pemprosesan maklumat anda, walaupun kami ada alasan undang-undang yang sah untuk memproses. Anda boleh lakukannya apabila kita memproses maklumat anda berdasarkan kepentingan sah kami, dan anda yakin bahawa anda kepentingan peribadi mengatasi kita. Jika anda tidak mahu kami menggunakan maklumat anda untuk tujuan pemasaran langsung, termasuk profil, kami akan patuh dalam mana-mana.
  • Hak untuk menarik persetujuan
    • Jika kita memproses maklumat peribadi anda berdasarkan kebenaran anda, anda mempunyai hak untuk menarik balik kebenaran anda bila-bila masa.
  • Hak untuk membuat aduan dengan pihak berkuasa penyeliaan
    • Anda juga berhak membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi di Malaysia jika anda yakin bahawa Pemprosesan Data Peribadi oleh Inter IKEA tidak mematuhi undang-undang yang berkenaan.

 

9.     Perubahan pada Polisi ini

Sekiranya kami membuat apa-apa perubahan dalam Polisi ini, anda akan dimaklumkan dan diminta untuk memberi persetujuan untuk Pemprosesan Data Peribadi yang dikemaskini seperti yang dinyatakan dalam Polisi ini selepas anda log masuk akaun anda dalam Laman Web ini dan sebelum anda boleh terus menggunakan laman web. Dengan meneruskan penggunaan Laman Web ini dengan kami selepas pengubahsuaian, kemaskini atau pindaan kepada Polisi ini, anda dianggap telah menerima apa-apa ubahsuaian, kemaskini atau pindaan melainkan anda telah menyatakan dengan jelas keengganan anda secara bertulis kepada kami.

 

10.    Maklumat hubungan

Sekiranya anda mempunyai soalan-soalan mengenai Pemprosesan Data Peribadi anda, permintaan untuk pembetulan dan/atau pemadaman Data Peribadi atau jika anda ingin memberi apa-apa maklum balas ke atas Polisi kami dan/atau amalan privasi kami, sila hubungi kami dengan menghantar surat kepada: 

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

Atau emel ke: Data.Privacy@inter.ikea.com. 

Untuk menghubungi pegawai perlindungan data, anda boleh menghantar email ke:

Data.Privacy@inter.ikea.com.


Privacy Policy

Last modified: [19-06-2018]

 

1. Why do we have a privacy policy?

When you (the “Candidate” or “you”) create a profile in our recruitment tool on https://www.smartrecruiters.com/ (the “Website”) and when you apply for a specific position, you provide personal data to the Inter IKEA Group (“we”, “us” or “Inter IKEA”). The entities of the Inter IKEA Group together are responsible for the processing of your personal data. You can find the list of the Inter IKEA Group entities <here>. In order to make things easier for you, if you have a question, complaint, comment or request, it is sufficient to send one message to the provided (email) address below, which will cover all the entities within the Inter IKEA Group.

In this privacy policy (hereinafter the “Policy”) we will inform you about our processing of your personal data. We greatly respect our Candidates’ privacy and are committed to protecting it through compliance with this Policy. We also commit ourselves to be transparent with our Candidates by providing clear information about what personal data we process; the purpose of processing, the retention period of the personal data as well as the legal basis for the processing and other information that we are required to provide pursuant to applicable legislation.

Your personal data will be processed in the recruitment system both on our Website and in a smartphone application used by the recruiting staff of Inter IKEA. For purposes of this Policy any reference to the Website includes the smartphone application (when this is relevant).

 

2. What personal data do we process?

When a Candidate creates a profile and when the Candidate applies for a specific position through our Website, the Candidate will provide several types of personal data that we will process. We may also collect personal data about the Candidate from other sources which we will then process on our Website. The types of personal data that we may process about you are:

  1. Name
  2. Gender
  3. Nationality
  4. Date of birth
  5. Telephone number
  6. Email address
  7. Location
  8. Language
  9. User name
  10. Résumé (the résumé may include photos and videos)
  11. Education
  12. Experience
  13. Salary expectations and/or current salary
  14. Notes from the interview process (such notes may, among other things, include preferences and information about your lifestyle such as your hobbies, motivations and interests and our assessment of you as a candidate)
  15. Attachments to the application
  16. Online assessment results
  17. URL link to social media content
  18. Photos
  19. Background checks / reference check (only if required by local law)

 

3. Why do we process your personal data?

We will process your personal data for purposes of administrating the recruitment process, which includes inter alia to follow-up on your application, create a candidate profile and to communicate with you in the appropriate manner (e.g. inviting you to an interview).

We will also process the personal data in order to evaluate the application which includes determining if the Candidate is eligible for a certain position, if the Candidate’s education, experience and language skills meet the requirements for the open position, whether the salary level is in line with the Candidate’s expectations and collective bargaining agreements and compensation framework. When evaluating a Candidate’s application we will process the personal data provided by the Candidate. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of the Candidate. However, we shall only process these photos and/or videos, if the Candidate has provided his or her explicit consent.

During the recruitment process, the recruiting team may take notes from e.g. interviews which may contain personal data. Such data are processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question. During the application process you may also be asked to perform an online assessment. The results from the online assessment will be processed in order to evaluate the Candidate for the employment in question.

The Website will provide the opportunity for the Candidate to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of the Candidate and to evaluate the Candidate for the employment in question.

At Inter IKEA we believe in people and respect each other regardless of position, gender and background. Diversity, equality and inclusion increase our understanding of our customers and each other. In order for us to follow up that we reach, recruit for and embrace diversity, gender equality and inclusion we process information about our Candidates’ gender, nationality and date of birth (the provision of such personal data is optional) for statistical purposes and in an anonymous way.

Through the Website you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data and review the information in your social media accounts for the purposes of getting an overall picture of you as a Candidate and to evaluate your eligibility for employment with us.

As regards background checks we will only process such personal data if required by local law in the country where the employing Inter IKEA entity is based.

If we intend to process your personal data for other purposes than the purpose for which the data was originally collected, we will notify you of such processing before we initiate it and if necessary, request your consent. For example, if your personal data are processed in relation to the recruitment for a specific position, we may ask for your consent to process your personal data in the future in relation to another position if we think that you would be a suitable candidate for another role within Inter IKEA. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will be a part of our “talent bank”. We may also at a later date ask for additional consent to use your personal data for purposes of another company within Inter IKEA that did not receive your personal data in the first instance.

 

4. Transfer/disclosure of personal data

Within Inter IKEA
The personal data provided by a Candidate will be processed by Inter IKEA and may also be transferred to the company within Inter IKEA that is offering the specific position for which the Candidate has applied or other companies within Inter IKEA you applied to. Personal data will also be processed by Inter IKEA Digital Business, which is a business unit within Inter IKEA that supports the group in digital matters.

To other companies
The personal data will be disclosed to SmartRecruiters Inc., which is the supplier of the Website, that will access the personal data within the system to provide its services to Inter IKEA, as well as to SmartRecruiters’ suppliers of email and digital functions for the Website. SmartRecruiters is required to adequately safeguard your personal data and not use them for any unauthorised purposes and to ensure that its suppliers do the same.

 

5. What is the legal basis for the processing?

Unless otherwise stated in this Policy, the legal basis for our processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the Candidate prior to entering into an employment contract. However, if we retain your personal data for a longer period in order to protect our legal rights, e.g. if a discrimination process is initiated by a candidate in relation to our recruitment for a specific position, such processing of personal data is lawful based on the principle of legitimate interest, with the legitimate interest being to protect our rights in the discrimination case. If we process background checks the legal basis for such processing will be to fulfil a legal obligation. Photos or videos uploaded by you, are processed on the legal basis consent.

 

6. How long do we keep your personal data?

We will process your personal data only for as long as necessary in relation to the purposes described under section 3 above. Our general policy is that we erase your personal data one (1) year after you have been rejected a job. The reason why we keep your personal data after the termination of the recruitment process is to ensure that we have all necessary data to protect our rights should a candidate take legal actions in a discrimination process in the country where you applied for the job. If you consent to further processing of the personal data for the purposes of being a part of our talent bank, we will retain your personal data as long as you wish to remain in our talent bank. In some cases we may also process your data for a longer period of time than stated above. This may be the case if we need to protect our legal rights, for example in a legal dispute or if necessary to fulfil a legal obligation.

 

7. Protection of personal data

We take the following precautions in relation to the personal data you provide us:

Security
We use a variety of technical and organisational security measures, including encryption and authentication tools to protect your personal data. Your personal data are stored on systems behind secure networks and is only accessible to a limited number of persons with special access rights to such systems.

For example, the companies within Inter IKEA that have access to your personal data are required to treat your personal data as confidential and to seek to maintain its security. Only recruiters and relevant managers and co-workers of the Inter IKEA entity or entities to which you directed your application and/or who are otherwise involved in the recruitment process will have access to your personal data.

International transfers
The personal data processed on our Website are stored in the European Union or within European Economic Area (EEA). If we need to transfer data outside of the EU/EEA we will only do so if this is possible from a legal and regulatory standpoint. For example, if we would like to transfer your personal data to the US then we would rely on the Privacy Shield Framework between the EU and US and if a company is not certified under the Privacy Shield, both parties would sign the EU Model Contract Clauses.

 

8. Your rights regarding the processing of personal data

You have many rights regarding your personal information. Read more about them below. If you would like to exercise them or learn more, feel free to contact us! You can find contact detail at the end of this statement. Please note that some of the rights may not be applicable to your situation.

  • Right of access
    • You have the right to know what personal information we process and why. That’s why we inform you in advance about our processing activities via this statement. If you have any questions, or would you like to learn more about what information we process from you, you are always welcome to contact us and we will provide you with further information.
  • Right to rectification
    • If you believe we store wrong information about you, such as your name or address, you can ask us to correct this. 
  • Right to erasure / right to be forgotten
    • You have the right to tell us to permanently erase your personal information from our records. You can do this for example if you believe there’s no longer any need for us to keep it. Or, if you previously have given your permission, you can just decide to withdraw it.
  • Right to restrict the processing activities
    • You have the right to restrict our processing activities in certain situations. This means we will continue to store your information, but we’ll temporarily stop any other processing. Why would you want to do this? For example if you’ve asked us to fix incorrect information. In this situation you may want us to stop processing until the information is correct.
  • Right to data portability
    • In certain situations you have the right to ask us to send your personal information in digital form to you, so that you can forward it to someone else.
  • Right to object
    • You have the right to object to the processing of your information, even when we have a legitimate legal reason to process it. You can do this when we process your information on the basis of our legitimate interest, and you believe that your personal interest outweighs ours. If you do not want us using your information for direct marketing purposes, including profiling, we will comply in any case.
  • Right to withdraw consent
    • If we process your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent anytime.
  • Right to lodge a complaint with a supervisory authority
    • If you aren’t satisfied with the way we treat your personal information, you have the right to lodge a complaint about us to the national supervisory authority.

 

9. Changes to this Policy

If we make any changes to this Policy you will be notified thereof and requested to consent to the updated processing of personal data as set out in the Policy as soon as you log in to your account on the Website and before you can continue using the site.

 

10. Contact Information

If you have questions about the processing of your personal data, requests as set out in article 8 of this Privacy Statement or if you would like to give us feed-back on our Policy and/or our privacy practices, please contact us by sending a letter to:

Inter IKEA
Olof Palmstraat 1
2616 LN Delft
The Netherlands

or an email to: Data.Privacy@inter.ikea.com.

To contact the data protection officer, you can send an email to Data.Privacy@inter.ikea.com.

---- click HERE to return to the top -------